Setiap pergantian kepengurusan Nahdlatul Ulama (NU) hampir selalu menghadirkan dua persoalan yang berulang. Persoalan pertama adalah bagaimana memastikan seluruh aset NU dapat dialihkan dan diserahterimakan dari pengurus lama kepada pengurus baru. Persoalan kedua adalah bagaimana memastikan program-program baik yang telah digagas dan dijalankan oleh kepengurusan sebelumnya tetap berlanjut. Dua persoalan ini terlihat sederhana, tetapi dalam praktiknya dapat menjadi masalah serius apabila tidak ditata sejak awal.
Persoalan aset NU, misalnya, bukan sesuatu yang baru. Di sejumlah PCNU di Jawa Timur, terdapat aset yang diperoleh atau dibangun pada masa kepengurusan sebelumnya. Dalam kondisi tertentu, demi mempercepat proses pengadaan atau pengurusan, aset tersebut kemudian diatasnamakan kepada pengurus yang sedang menjabat. Seiring berjalannya waktu, berkat kegigihan, keuletan, dan kemampuan pengurus tersebut, aset itu berkembang dan bahkan menjadi produktif. Namun, ketika kepengurusan berganti, muncul persoalan ketika aset tersebut tidak diserahkan kepada kepengurusan berikutnya. Dari sinilah sengketa kepemilikan dapat bermula.
Sesungguhnya, persoalan tersebut dapat diminimalisir apabila sejak awal aset NU ditempatkan sebagai aset organisasi, bukan aset pribadi pengurus. Pengurus hanyalah pihak yang menerima amanah untuk mengelola, mengembangkan, dan menjaga aset tersebut. Karena itu, seluruh aset NU semestinya diamankan dan diatasnamakan kepada badan hukum Perkumpulan Nahdlatul Ulama. Prinsip ini bahkan telah ditegaskan dalam Peraturan Perkumpulan NU Nomor 14 Tahun 2023 Pasal 26, yang mengatur bahwa harta benda wakaf milik NU yang dikelola dan/atau dikuasai oleh pengurus NU, perangkat perkumpulan, entitas hukum yang didirikan pengurus, dan/atau perorangan warga NU yang belum atas nama Badan Hukum “Perkumpulan Nahdlatul Ulama (NU)” wajib dikembalikan dan didaftarkan status hukum serta kepemilikannya atas nama Badan Hukum Perkumpulan Nahdlatul Ulama (NU) yang berkedudukan di Jakarta.
Karena itu, upaya mengamankan aset NU agar tercatat atas nama Badan Hukum Perkumpulan Nahdlatul Ulama bukanlah sekadar persoalan administrasi atau legalitas. Lebih dari itu, ia merupakan bentuk kecintaan dan tanggung jawab kita terhadap NU. Aset yang hari ini kita kelola bukanlah milik pribadi pengurus, melainkan amanah yang harus dijaga untuk kepentingan organisasi dan generasi NU berikutnya. Dengan memastikan legalitas aset berada pada Badan Hukum Perkumpulan, kita sekaligus meminimalisir potensi sengketa yang mungkin muncul ketika terjadi pergantian kepengurusan.
Selanjutnya, ada persoalan lain yang tidak kalah penting dari aset fisik, yaitu keberlanjutan program. Tidak jarang sebuah kepengurusan melahirkan program yang baik, menghabiskan banyak energi untuk membangun sistemnya, melibatkan banyak kader dan warga NU, serta mengeluarkan biaya yang tidak sedikit. Tetapi ketika kepengurusan berganti, program tersebut tidak dilanjutkan karena dianggap bukan lagi menjadi prioritas. Akibatnya, apa yang telah dibangun selama bertahun-tahun berhenti begitu saja. Organisasi akhirnya kembali memulai dari titik nol.
KARTANU adalah salah satu contoh yang layak menjadi bahan refleksi. Pada masa kepemimpinan KH Said Aqil Siradj, program KARTANU berhasil menghimpun data anggota NU dalam jumlah yang sangat besar. Di Jawa Timur saja, sekitar 800 ribu data anggota NU telah terkumpul. Program ini menjadi bagian dari upaya mengonsolidasikan pendataan anggota NU dari tingkat cabang, MWCNU, hingga ranting, yang sebelumnya banyak melakukan pendataan secara sendiri-sendiri. Semangat tersebut juga merupakan bagian dari amanat Muktamar NU di Makassar tahun 2010 mengenai penguatan keanggotaan dan pendataan warga NU secara nasional.
Yang menarik, antusiasme warga NU terhadap KARTANU pada saat itu juga sangat besar. Banyak warga yang secara sadar ingin menjadi anggota NU secara resmi dengan mendaftarkan diri untuk memperoleh KARTANU. Artinya, program tersebut bukan hanya membangun sebuah kartu identitas, tetapi juga membangun kesadaran baru tentang pentingnya keanggotaan dan database organisasi. Data yang terkumpul menjadi modal penting bagi NU untuk mengetahui siapa anggotanya, di mana mereka berada, dan bagaimana organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada warganya.
Ketika memasuki periode kepemimpinan KH Yahya Cholil Staquf, program KARTANU kemudian dimoratorium atau ditangguhkan, tanpa kepastian kapan akan kembali dijalankan. Persoalannya bukan semata-mata apakah sebuah program harus diteruskan atau dihentikan. Persoalan yang jauh lebih besar adalah bagaimana nasib data yang telah dikumpulkan dengan susah payah. Data sebanyak itu membutuhkan waktu, tenaga, biaya, dan keterlibatan banyak orang untuk mengumpulkannya. Jika tidak dikelola dan dimanfaatkan kembali, maka investasi organisasi yang telah dilakukan bertahun-tahun berpotensi kehilangan nilai strategisnya.
Di sisi lain, pada periode kepemimpinan Gus Yahya justru lahir sebuah terobosan besar dalam digitalisasi organisasi melalui platform Digdaya. Platform ini diperkenalkan sebagai bagian dari upaya menyongsong NU di abad kedua dengan cara berorganisasi yang lebih modern dan berbasis data digital. Salah satu modul yang sangat terasa manfaatnya adalah Digdaya Persuratan. Melalui sistem ini, surat resmi NU yang membutuhkan tanda tangan empat pimpinan—Rais Aam/Syuriah, Katib Aam/Syuriah, Ketua Umum/Tanfidziyah, dan Sekretaris Jenderal—dapat diproses secara digital melalui gawai masing-masing.
Perubahan tersebut sebenarnya sangat besar jika dibandingkan dengan pola kerja sebelumnya. Pada masa lalu, untuk mendapatkan tanda tangan basah dari beberapa pimpinan NU, sebuah surat dapat membutuhkan waktu berhari-hari. Bahkan ada cerita dari seorang mantan pengantar surat bahwa ia pernah harus menunggu berjam-jam untuk mendapatkan tanda tangan dari Rais Syuriah karena ketika datang, sang Rais sedang mengajar ngaji para santrinya atau sedang menerima tamu. Cerita tersebut bukan untuk menyalahkan pola kerja lama, melainkan menunjukkan bagaimana teknologi dapat mengubah proses organisasi menjadi jauh lebih cepat, efisien, dan terdokumentasi.
Kini Digdaya Persuratan telah digunakan di berbagai tingkatan organisasi NU, mulai dari PBNU, PWNU, PCNU, hingga MWCNU di berbagai daerah di Indonesia. Artinya, sistem tersebut telah menjadi bagian dari infrastruktur organisasi. Ketika sebuah aplikasi telah digunakan secara luas dan menjadi bagian dari proses administrasi organisasi, maka keberadaannya harus dipandang sebagai aset strategis yang perlu dijaga keberlanjutannya.
Manfaat Digdaya bahkan terasa dalam penyelenggaraan Muktamar NU ke-35 di Jombang. Kelancaran dan ketertiban proses registrasi peserta tidak terlepas dari dukungan sistem digital tersebut. Salah satu contohnya adalah proses verifikasi Surat Keputusan kepengurusan PWNU dan PCNU. Jika sebelumnya proses verifikasi harus dilakukan secara manual dan membuka kemungkinan adanya dokumen palsu yang lolos, maka keberadaan SK digital membuat proses tersebut menjadi jauh lebih cepat dan lebih mudah diverifikasi. Pada saat yang sama, peluang pemalsuan dokumen dapat diminimalisir.
Di era organisasi digital, sistem, aplikasi, database, dokumentasi, dan pengetahuan yang telah dibangun juga merupakan aset yang sangat bernilai. Bahkan dalam banyak kasus, nilai aset tidak berwujud tersebut dapat jauh lebih besar daripada aset fisik karena di dalamnya terdapat investasi waktu, biaya, keahlian, pengalaman, serta pengetahuan organisasi yang terakumulasi selama bertahun-tahun.
Dalam perspektif hukum Indonesia, program komputer atau aplikasi mendapatkan perlindungan melalui Hak Cipta, sementara informasi tertentu yang bersifat rahasia dan memiliki nilai ekonomi dapat memperoleh perlindungan sebagai Rahasia Dagang. Hal ini menjadi semakin relevan jika dikaitkan dengan Peraturan Perkumpulan NU Nomor 14 Tahun 2023 Pasal 2 ayat (5) huruf b yang secara eksplisit memasukkan Hak Cipta dan Hak Rahasia Dagang sebagai bagian dari jenis Harta Benda Wakaf Bergerak. Dengan demikian, aplikasi dan kekayaan intelektual yang dibangun untuk kepentingan NU semestinya ditempatkan sebagai bagian dari aset organisasi, bukan melekat pada individu atau kepengurusan tertentu.
Karena itu, yang perlu kita bangun ke depan bukan sekadar semangat untuk membuat aplikasi baru, melainkan tata kelola yang memastikan setiap sistem, aplikasi, database, dan pengetahuan organisasi dapat diwariskan dari satu periode kepengurusan ke periode berikutnya. Ketika kepengurusan berganti, yang berpindah bukan hanya stempel, surat keputusan, dan dokumen administrasi, tetapi juga seluruh aset digital yang telah dibangun. Akses terhadap sistem, aplikasi, server, database, domain, akun, serta dokumentasi teknis harus menjadi bagian dari proses serah terima kepengurusan.
Dokumentasi juga tidak boleh dianggap sebagai pekerjaan tambahan yang tidak penting. Setiap sistem yang dibangun NU harus memiliki dokumentasi yang jelas mengenai fungsi aplikasi, struktur database, arsitektur sistem, konfigurasi, alur proses, pengelolaan pengguna, hingga mekanisme pemeliharaan dan pengembangannya. Tanpa dokumentasi, sebuah aplikasi memang mungkin tetap berjalan, tetapi ketika orang yang membangunnya sudah tidak lagi berada dalam kepengurusan, organisasi akan kesulitan memahami, memelihara, atau mengembangkan sistem tersebut.
Pada akhirnya, pergantian kepengurusan seharusnya bukan berarti pergantian seluruh hal yang telah dibangun. Pergantian kepengurusan seharusnya menjadi estafet, bukan reset. Kepengurusan boleh berganti, strategi boleh diperbarui, prioritas boleh berubah, dan inovasi baru tentu harus terus lahir. Tetapi aset dan pengetahuan organisasi tidak boleh ikut hilang. Program yang baik harus dievaluasi, bukan otomatis dihentikan hanya karena lahir pada periode kepengurusan sebelumnya. Jika memang masih bermanfaat, maka ia harus dilanjutkan, disempurnakan, atau dikembangkan sesuai kebutuhan zaman.
oleh : Nurvan Indra Praja
Sekretaris LWP PWNU JATIM
